O que é um catálogo de fornecedores e para que serve?

A melhor forma de facilitar a busca por empresas que atendem suas principais necessidades de negócio é criando um catálogo de fornecedores.

Imagine ter uma lista pronta e completa dos melhores fornecedores e que já passaram pelas análises de compliance e homologação, bastando apenas selecionar uma categoria ou pesquisar diretamente pelo nome de um parceiro.

Com a evolução da tecnologia, um catálogo de fornecedores pode ser estruturado em um banco de dados digital baseado na nuvem, o que facilita o acesso de todos os setores da empresa.

Quer entender para que serve o catálogo de fornecedores e como ele auxilia a equipe de suprimentos a ter mais eficiência no processo de compras? Continue a leitura do artigo.

O que é um catálogo de fornecedores?

Um catálogo de fornecedores é uma ferramenta interna que serve para organizar a lista de fornecedores de uma empresa e facilitar a consulta no momento em que é preciso fazer uma compra.

Atualmente, as empresas estão criando esse tipo de registro em formato digital. Isso porque é mais fácil e barato criar uma solução personalizada na nuvem para os negócios.

Além disso, o catálogo de fornecedores fica disponível para todos que precisarem pesquisar, independentemente de estarem ou não nos computadores do escritório.

Dependendo do tipo de item da compra, podem existir vários fornecedores disponíveis, então, no catálogo são criadas marcações como compras frequentes, sempre disponível, excelente preço, parceiro fixo, entre outros.

Dessa forma, não se trata apenas de uma lista pura e simples, um catálogo interno pode ter mais informações para guiar as tomadas de decisão de compra da empresa.

Via de regra, o catálogo de fornecedores pode reunir as seguintes especificações para cada contato:

• Nome da empresa;
• Tipo de produto/serviço vendido; 
• Descrição do produto/serviço; 
• Preços de produtos/serviços; 
• Número de compras feitas com o fornecedor;
• Avaliação de atendimento, entre outros.

Graças à tecnologia, os catálogos de fornecedores eletrônicos, chamados de e-catalogs, são agora um elemento comum nas negociações entre fornecedores e compradores.

Principais características de um catálogo

O catálogo de fornecedores é um tipo de catálogo interno para ser usado como fonte de pesquisa pela equipe de suprimentos. Esse tipo de arquivo tem as seguintes características:

• Normalmente, é gerenciado pelos membros da equipe de compras;
• Fornece às equipes de compras a capacidade de controlar diretamente o preço;
• Geralmente, é usado para produtos ou serviços cujos detalhes dificilmente mudam;
• Ideal para categorias com menos itens, por exemplo, matérias-primas.

Por que usar um catálogo de fornecedores?

Os catálogos de fornecedores são utilizados porque eles facilitam as negociações entre fornecedores e compradores. Isso mantém a cadeia de suprimentos abastecida com todos os materiais e serviços necessários regularmente.

Ao invés de fazer uma pesquisa extensa cada vez que uma área da empresa fizer um pedido, com o catálogo, a equipe responsável pela requisição de compras faz uma busca por opções já qualificadas para fornecer o item necessário.

Usando uma plataforma digital, as informações podem ser atualizadas sempre que necessário, o que garante um processo de compras fluido e tomadas de decisão seguras.

Outro ponto importante de montar um catálogo de fornecedores é poder criar uma base de empresas 100% qualificadas e que não trarão problemas em nenhuma etapa da venda.

Então, se o seu negócio ainda não tem, vale a pena investir em um catálogo para compilar sua rede de fornecedores.

Quais as vantagens do catálogo na otimização de compras?

Entenda as vantagens que sua empresa pode obter ao implementar um catálogo de fornecedores na rotina comercial:

Manter uma base confiável de fornecedores

A primeira vantagem de usar o catálogo de fornecedores é estar um passo à frente do processo para realizar uma compra confiável.

Fazendo a análise prévia dos fornecedores que vão entrar na base de dados da empresa, fica mais fácil homologar os contatos de acordo com as políticas da organização. 

Isso evita erros quando uma contratação precisa ser feita com urgência, por exemplo. Sem tempo hábil, a equipe pode deixar passar algum detalhe. 

Mas com uma base de fornecedores já estruturada, o trabalho é feito em cima de critérios como quem pode atender e garantir a quantidade de matéria prima necessária no momento.

Eliminar tarefas repetitivas

O processo de compras de suprimentos nas empresas, geralmente, segue uma rotina já estabelecida e padronizada. Então, muitas tarefas são rotineiras e repetidas a cada vez que é preciso contratar um fornecedor.

Isso acontece para garantir que a compra seja confiável. Nesse ponto, o catálogo de fornecedores eletrônico elimina algumas tarefas como pesquisar contatos, ligar para confirmar disponibilidade, tempo de entrega, valor, etc.

A equipe de vendas consegue ir direto para a negociação, pois sabe como o fornecedor trabalha, precisando informar a demanda e confirmar valores, o que facilita a rotina, especialmente nas grandes empresas.

Agiliza compras recorrentes

Existem contatos do catálogo de fornecedores com os quais a empresa fecha pedidos regularmente, o que cria um relacionamento próximo entre as partes.

Isso agiliza o trabalho dos responsáveis pela reposição de materiais ou serviços, pois existe um histórico de informações que agilizam a comunicação e, consequentemente, o fechamento da venda.

O sistema do catálogo de fornecedores pode, inclusive, ter um espaço com a descrição dos pedidos recorrentes para diminuir erros de quantidade ou o esquecimento de algum item importante.

Mais tempo para encontrar novas oportunidades

Um catálogo de fornecedores é um sistema vivo que vai sendo renovado à medida que um contato deixa de operar ou para de produzir o que a empresa necessita.

Então, com uma rotina otimizada, os membros podem pesquisar novos contatos de empresas por meio de indicações ou fazendo uma busca ativa no mercado.

Isso é uma forma de evitar a dependência de fornecedores, ter mais opções para negociar ou até fechar novas parcerias em longo prazo.

Agora você está pronto para começar a criação do catálogo de fornecedores da sua empresa. Não se esqueça das análises de compliance e homologação para garantir uma gestão de fornecedores perfeita dos seus parceiros.
Este artigo foi escrito pela Linkana, empresa referência na análise pública automatizada de Compliance e governança corporativa no processo de homologação de fornecedores.