O gerenciamento ágil de projetos pode ser definido como reunião de métodos e condutas que primam pela otimização do processo de elaboração e entrega de um resultado superior. Ou seja, produzir mais, com melhor qualidade e em menos tempo. Será que é possível?
Certamente, é. A adoção de métodos ágeis em projetos não visam apenas em lucros para empresa, mas também um ambiente melhor para os colaboradores. No entanto, é preciso escolher quais dessas metodologias são compatíveis com a cultura da companhia.
Qualquer empresa tem a sua cultura de produtividade e particularidades, mas nem todas têm abertura para metodologias ágeis, já que mudanças profundas são exigidas. Empresas mais resistentes tendem a ser engolidas pelo mercado.
Isso acontece pelo fato de não serem tão interessantes aos olhos dos clientes. Afinal, você prefere pagar caro por um serviço demorado ou investir em algo de qualidade e mais rápido?
Resistir a essas mudanças no gerenciamento de projetos é um erro que pode custar caro. Mas, se a sua organização quer trabalhar as falhas para evitar desperdícios e ter uma produtividade superior, o gerenciamento ágil de projetos é a solução.
Tipos de gerenciamento ágil de projetos
Cursos de gestão ágil de projetos não faltam na internet, mas você precisa escolher o que mais combina com sua empresa. Para facilitar a sua vida, separamos as ferramentas mais populares para você conhecer:
- Lean
- Kanban
- Scrum
- Kaizen
Lean
Mais que uma metodologia, o Lean é uma filosofia que surgiu do Sistema Toyota de Produção. Inicialmente amplamente difundido em fábricas, hoje possui diferentes tipos para conseguir atender todo tipo de mercado.
O lean tem como objetivo a redução de desperdícios, gerando mais valor à empresa. No entanto, cada uma de suas vertentes tem suas particularidades que culminam no pensamento e ações enxutas.
Conheça os tipos de Lean:
- Manufacturing: voltado para fábricas, em especial a área automobilística
- Office: aplicado em áreas administrativas
- Healthcare: relacionado a administração hospitalar
- Construction: aplicado a canteiros de obras de construtoras, escritórios de arquitetura e engenharia civil
- Service: relacionado a áreas administrativas de empresas que são prestadoras de serviço
Kanban
Kanban nasceu junto com a metodologia Lean no Sistema Toyota de Produção. Podemos até afirmar que ele é um dos braços mais fortes do Lean, ao ponto de ser utilizado sozinho.
Baseado na metodologia de “cartões” com sinalização, ele visa a organização e gerenciamento ágil de projetos de uma forma bem visual. De forma física, podem ser post-Its® coloridos fixados em um quadro. De forma virtual, podem ser cards coloridos em colunas relacionadas a etapas de projetos.
Parece muito simples, mas é extremamente eficiente.
Scrum
A origem do termo deriva do universo esportivo, para ser mais exato, do rugby. O scrum, para o rugby, é uma rápida reunião de alinhamento antes das partidas.
E é exatamente isso que o gerenciamento ágil de projetos com modelo Scrum faz: reuniões rápidas diariamente, com a finalidade de reforçar alguns pontos. Além disso, o ciclo de trabalho é formado por sprints.
Ou seja, um projeto tem data para começar, terminar e ser entregue. Para tornar o processo mais ágil, pode-se quebrar uma tarefa em várias partes e dividir em vários grupos.
Kaizen
Assim como Lean e Kanban, a metodologia Kaizen também tem a mesma origem oriental. Além de primar pela redução de custos, redução de desperdício e aumento de produtividade, ele promove mudanças benéficas.
Esse é o outro braço forte da metodologia Lean que pode ser adotado de forma isolada. Essas mudanças propostas pelo Kaizen são feitas de modo lento, para serem absorvidas e compreendidas pelas equipes.
Características de um gerenciamento ágil de projetos de sucesso
Uso de tecnologias
A tecnologia pode ser a garantia de sucesso ou fracasso de uma empresa. Quando mal empregada, pode dificultar o andamento e a entrega de resultados. Mas quando bem utilizada, pode ajudar a eliminar desperdícios de tempo e até mesmo materiais.
Dessa forma, desafie as equipes para que encontrem e utilizem aplicativos de otimização de tempo. Uma rápida pesquisa no Google oferece uma série de serviços gratuitos.
Além disso, a adoção de softwares robôs para executar tarefas repetitivas – como gerar notas fiscais e selecionar currículos – libera alguns colaboradores para realizar tarefas que exijam mais de sua criatividade.
Tarefas padronizadas
A padronização de tarefas é uma das marcas registradas do gerenciamento ágil de projetos. Um “passo a passo” de todo e qualquer processo ajuda na compreensão e memorização do que fazer e quando fazer.
Essa é uma das formas de estimular a cultura de produtividade sem desperdícios e também facilitar a adoção de tecnologias. Por exemplo, a automação de processos só pode ser adotada se as tarefas forem padronizadas.
Resolução de conflitos mais eficiente
Metodologias ágeis promovem mudanças profundas na estrutura de qualquer empresa e nem sempre são bem aceitas, o que gera um conflito. Pensamentos do tipo “sempre fiz assim” e “sempre deu certo daquela forma” são formas de resistir à metodologia.
Por isso, é bom seguir uma das diretrizes da metodologia Kaizen: mudanças pequenas e constantes. Assim não gera impacto e são facilmente resolvidas. A resolução de conflitos faz parte do crescimento e amadurecimento da instituição.
Como adotar uma metodologia ágil de projetos?
Quer que sua empresa prospere, produzindo mais, com qualidade e em menos tempo? Então está na hora de adotar qualquer um dos processos de gerenciamento ágil de projetos.
No mercado existe tanto curso quanto empresas especializadas em prestar assessoria. Basta uma boa pesquisa e escolher o que mais se adequa ao seu perfil. Se a empresa for pequena, vale a pena procurar conteúdos gratuitos na internet, como é o caso do canal Abri Minha Empresa, no Youtube.
Esperamos que este conteúdo sobre gerenciamento ágil de projetos tenha sido útil. Desejamos sucesso e bons negócios!
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