Emitir NFs é uma tarefa repetitiva que pode consumir muito tempo por parte de qualquer negócio, ainda mais quando a empresa está em constante crescimento. Então, muitos empresários se perguntam “como ganhar tempo na emissão de nota fiscal?”
O cálculo de tributos, emissão e armazenamento de notas fiscais muitas vezes se mostra um desafio para empreendedores e gestores de negócios. Ter controle sobre os documentos costuma ser uma dificuldade que gera muitas dores de cabeça para aqueles sem o devido preparo.
No entanto, empresas que prezam pela eficiência em todos os seus processos devem estar sempre atentas para se organizar e cumprir adequadamente suas obrigações fiscais.
Continue a leitura e veja como ter agilidade na emissão de notas fiscais!
- Como ganhar tempo na emissão de nota fiscal?
- 1. Crie um padrão de organização
- 2. Treine colaboradores que lidam com notas fiscais
- 3. Automatize a emissão de notas fiscais
- Vantagens de automatizar a emissão de nota fiscal
- 1. Total controle das notas fiscais
- 2. Aumenta a produtividade
- 3. Reduz falhas
- 4. Garante o cumprimento das legislações vigente
- 5. Assegura que o documento fiscal seja gerado
- Como automatizar a emissão de nota fiscal?
Como ganhar tempo na emissão de nota fiscal?
1. Crie um padrão de organização
A organização é parte fundamental de qualquer área de uma empresa. Logo, a organização das NFs da empresa não poderia ser diferente. É preciso ter um padrão bem definido para que se possa ganhar tempo na emissão de notas fiscais.
Por exemplo, estabeleça uma rotina de processos e defina como as NFs serão separadas: por clientes, datas ou produtos.
Aliás, é importante separar as notas fiscais em categorias e subcategorias não só para ganhar tempo na emissão dos documentos, mas também para facilitar suas buscas.
2. Treine colaboradores que lidam com notas fiscais
Outro ponto importante para ganhar tempo na emissão de notas fiscais é a capacitação dos colaboradores responsáveis pelos documentos. Eles precisam estar por dentro de como funcionam os processos de emissão, recebimento e armazenamento das notas fiscais.
Os funcionários devem ser treinados conforme suas responsabilidades para ter acesso às metodologias estabelecidas de organização, armazenamento e acesso às notas fiscais.
3. Automatize a emissão de notas fiscais
Automatizar o processo com softwares especializados é a principal solução para ter agilidade na emissão de notas fiscais.
Além de demorar mais, emitir as notas de forma manual também representa um risco de inserir dados incorretos, o que levaria a um retrabalho para a emissão de novos documentos.
Portanto, a principal dica de como ganhar tempo na emissão de notas fiscais é automatizar a tarefa. Com a plataforma certa, você consegue emitir as NFs com eficiência e enviá-las aos clientes com mais agilidade.
Emitir notas fiscais automaticamente traz uma série de benefícios para o seu negócio. Por isso, separamos as melhores vantagens para você conferir em detalhes.
Vantagens de automatizar a emissão de nota fiscal
1. Total controle das notas fiscais
A automação da emissão de notas fiscais permite ter muito mais controle e segurança sobre os documentos. Além de gerar a NF com rapidez para ganhar tempo, também é possível armazená-las na nuvem para encontrá-las a qualquer momento e cancelá-las rapidamente, se for preciso.
Outra preocupação que um software de controle de notas fiscais auxilia é com os números e as séries dos documentos. Ao emitir suas NFs, é necessário verificar o número da nota fiscal eletrônica e da série que está emitindo. Fazer esse controle manualmente pode ser bem complicado.
2. Aumenta a produtividade
Impulsionar a produtividade com uma ferramenta de emissão e gestão de NFs fica bem mais fácil. E, como o clichê já diz, tempo é dinheiro. Logo, quanto maior a produtividade, maiores também são os ganhos.
De acordo com a NFE.io, seus clientes ganham, em média, 900 minutos por mês ao utilizar seu gerenciador de notas fiscais.
3. Reduz falhas
Como já mencionamos (e vale a pena ressaltar), emitir notas fiscais de forma manual pode ser um risco para as empresas. O documento exige informações que devem ser sempre conferidas, como nome do cliente, descrição do produto ou do serviço, valores e impostos cobrados.
O preenchimento automático das NFs é muito mais preciso e reduz as chances de erros que poderiam resultar em retrabalhos ou problemas com o fisco. Aliás, é exatamente sobre as legislações que falaremos a seguir.
4. Garante o cumprimento das legislações vigente
Uma boa gestão de notas fiscais também se preocupa com o cumprimento das legislações vigentes. Não são raras as alterações de layout do documento, por exemplo.
Com um bom software para automatizar a emissão de notas fiscais, essas mudanças não impactam na produtividade da equipe. Fica a cargo do desenvolvedor do sistema garantir a emissão correta dos documentos segundo a legislação mais atual.
5. Assegura que o documento fiscal seja gerado
Esquecer de emitir notas fiscais pode trazer grandes problemas para qualquer empresa. E esse erro vai muito além de perder tempo com emissões atrasadas e com datas retroativas, que, aliás, dependem de cada prefeitura e da SEFAZ da região.
Isso porque não gerar o documento é passível de multa e até pena de reclusão. A nota fiscal é um documento obrigatório e não deve ser visto como “apenas mais um processo”.
Sendo assim, utilizar um sistema de automação de notas fiscais garante que nenhuma NF deixe de ser emitida, certificando que sua empresa esteja em dia com as suas obrigações fiscais e tributárias.
Como automatizar a emissão de nota fiscal?
Um sistema de gestão de NF é a melhor solução para quem busca ganhar tempo na emissão de nota fiscal, diminuir a burocracia envolvida e ter uma comunicação mais ágil com as prefeituras.
Com uma API de notas fiscais, você faz a integração com diferentes meios de pagamento e toda gestão de documentos em um único ambiente.
Quer saber se é hora de automatizar e ganhar tempo na emissão de notas fiscais? Então veja se você se identifica com os seguintes aspectos:
- aumento do volume de notas fiscais, que demanda muito tempo para emiti-las;
- sua empresa conta com um colaborador exclusivo para emitir notas fiscais;
- os documentos estão sendo enviadas com atraso para os clientes;
- algumas notas não foram geradas por esquecimento;
- houve casos de notas com erros ou duplicadas para um mesmo produto ou serviço;
- o atraso na emissão de notas fiscais está comprometendo o recolhimento dos impostos.
Caso tenha observado uma ou mais dessas situações em sua empresa, este é o momento certo para investir em uma plataforma ideal para ganhar tempo na emissão de notas fiscais.
Este artigo foi escrito pelo autor convidado Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFE.io, que oferece um sistema para emitir notas fiscais automaticamente e garantir mais agilidade ao processo e na organização dos documentos fiscaisA NFE.io é uma plataforma completa de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas repetitivas, contribuindo para que você ganhe tempo e diminua gastos.
